05 điểm mới quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (viết tắt là Nghị định 30) về công tác văn thư. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Sau đây là một số điểm mới:

Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Tại Điều 5 của Nghị định 30 nêu rõ: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Về việc ký ban hành văn bản

Về việc ký thừa lệnh, tại khoản 4, Điều 13 Nghị định 30 bổ sung nội dung mới sau: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Trong các văn bản quy định trước đây về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay.

Tại khoản 6, Điều 13 Nghị định 30 quy định rõ: Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Trước đây tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định không ký bằng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai.

Tại khoản 7, Điều 13 Nghị định 30 cũng quy định việc ký đối với văn bản điện tử: Người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Viết in nghiêng căn cứ ban hành văn bản

Tại khoản a, mục 6, Phụ lục I quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và văn bản sao ban hành kèm theo Nghị định 30 quy định: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định căn cứ ban hành văn bản phải trình bày bằng kiểu chữ nghiêng. Dòng cuối cùng của căn cứ ban hành văn bản theo Thông tư 01 trước đây dùng phấu phẩy (,).

Về quy định viết hoa trong văn bản hành chính

Việc viết hoa trong văn bản hành chính được quy định thành 05 nhóm tương tự như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên, tại mục 1, nhóm V, Phụ lục II quy định việc viết hoa trong văn bản hành chính của Nghị định 30 bổ sung danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa: Nhân dân, Nhà nước.

Cũng tại mục 7, nhóm V, Phụ lục II Nghị định 30 quy định trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều (Thông tư 01/2011-BNV quy định khoản, điểm phải viết hoa).

Loại bỏ một số văn bản khỏi danh sách văn bản hành chính

Tại Phụ lục III quy định chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao văn bản, Nghị định 30 đã loại bỏ các loại văn bản sau: Bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ và thư công. Bổ sung thêm 01 loại văn bản mới: Phiếu báo.

Tuy nhiên, Nghị định 30 không thay thế Thông tư 01/2011-BNV ngày 19/01/2011 nên các biểu mẫu như: Bản cam kết, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ,…vẫn thực hiện theo Thông tư 01/2011.

Lưu Ngọc